Mire érdemes ügyelnie egy irodabérlés során? És milyen problémákat okozhat egy nagy, nemzetközi irodaházlánctól irodát bérelni? Többek között ezekre kapjuk meg a választ dr. Bodoki Gábortól, a Vásárhelyi & Bodoki Ügyvédi Iroda vezető ügyvédjétől, akik a Roosevelt Irodaházat választották székhelyül.
Bemutatná röviden az ügyvédi irodájukat?- Alapvetően egy polgári joggal foglalkozó ügyvédi iroda vagyunk, ebbe beletartozik a cégeljárás, az ingatlan-nyilvántartási és közbeszerzési eljárások, a szerzői jogi és szellemi alkotásokkal kapcsolatos kérdések, emellett a peres és nem peres eljárások is komoly szeletét képezik a tevékenységünknek. Továbbá a jogi szolgáltatásokat gazdasági tanácsadással is igyekszünk vegyíteni, azaz komplex szolgáltatásra törekszünk. 2015-ös megalapulásunk óta fokozatosan bővülő tendenciát mutatunk.
- A honlapjukon külön hangsúlyozzák, hogy irodájuk Budapest belvárosában található. Milyen előnyt jelent ez az ügyfelek, illetve a munkatársak számára?
- Az ügyfelek számára nagyon fontos a könnyű megközelítés és a központi lokáció, amikor személyes egyeztetésre jönnek, illetve az, hogy az irodaház és maga az iroda is a megfelelő presztízst sugározza. A kollégák is szeretik amiatt, hogy jó az elhelyezkedése, de maga a munkakörnyezet is legalább ilyen fontos szempont, annak kialakítása, a szép szobák, tágas terek, a jó közösségi tér és hogy folyamatosan légkondicionált. Mindez olyan körülmény, ami megelégedéssel tölti el őket, pluszt ad számukra, s emiatt szeretnek bejárni.
- A Roosevelt Irodaház előtt hol béreltek irodát?
- Kezdetben egy ismerős ügyvéd tárgyalóját használtuk, majd egy évig egy másik belvárosi irodát béreltünk.
- Miért döntöttek egy év után a váltás mellett?
- Az az irodaház egy nemzetközi hálózat része volt, rengeteg országban kínálnak szolgáltatott irodákat. Ez hátrányt jelentett abban, hogy nem személyre szabott szolgáltatást nyújtottak, s bármilyen kérdésünk volt, azt mindig a központnak kellett jóváhagynia, az ő szabályzatuk szerint működhetett minden. E rugalmatlan struktúra megmutatkozott a szerződéshosszabbítás során is, az ajánlatok nem voltak megfelelők, a reakcióidő lassú volt… Ekkor döntöttünk úgy, hogy egy sokkal rugalmasabb, ügyfélbarátabb környezetet keresünk.
- Voltak valamilyen különleges kéréseik, amiben ez a rugalmatlanság megjelent?
- Nem hinném. Az egyik nagy probléma a napi tárgyalóhasználat volt, melyet az ár tartalmazott, s mindenki beírhatta magát, hogy ettől eddig szeretné lefoglalni. Ezt az egyik napról a másikra megváltoztatták, nem lehetett előre lefoglalni a tárgyalót, ami kellemetlenséget okozott, hiszen az ügyfeleinkkel jellemzően 2-3 nappal vagy egy héttel előre beszéljük meg az időpontokat. Ebben az időben történt egy recepciósváltás is, s akik érkeztek, kevésbé voltak segítőkészek. Sok ilyen apró mozzanatból tevődött össze, hogy végül megelégeltük mindezt. Az is csalódás volt, ahogy a végén kezelték a dolgokat, a kauciót csak hónapokkal a szerződés megszűnését követően kaptuk meg.
- Hogyan találtak rá a Roosevelt Irodaházra?
- Alapvetően 20-60 nm-es irodát kerestünk, ami már alapvetően bekategorizálja, mik jöhetnek szóba, hiszen sok irodaházban ennél csak jóval nagyobbakat kínálnak. E piaci szegmenst szűkítettük le a szolgáltatott irodákra. Majd megnéztük, melyik hol helyezkedik el, miként néz ki. A Roosevelt Irodaház esetében tetszett a központi lokáció, az irodaház megjelenése, az irodák kialakítása, s a presztízs, mellyel rendelkezik. De megemlíteném az első beszélgetést is az irodaházat üzemeltető House of Business ügyvezetőjével: egy nagyon barátságos és rugalmas környezetben találtuk magunkat, mely szöges ellentétben állt a korábbi nemzetközi irodahálózat ügyfélkommunikációjával.
- Voltak egyéb szempontok is, melyeket mérlegeltek?
- Sok ügyfélpanasz érkezik más irodákhoz amiatt, hogy nem lehet hol parkolni. Itt pluszt jelentett, hogy az irodaházban parkolóhelyek is vannak, ahová az ügyfelek is be tudnak állni.
- Mi az, amit előzőleg nem tartott fontosnak, most mégis nagy előnyként éli meg?
- Az irodaház sok tárgyalóval rendelkezik, ezek jól felszereltek és tágasak. A House of Businessnél folyamatosan törekednek rá, hogy apróbb változtatásokkal növeljék az ügyfélélményt, bekészítik a frissítőket, rágcsálnivalókat, hoznak kávét, tehát van egy nagyon kulturáltan kialakult közeg a tárgyalóhasználatban. Rendkívül jól felszereltek a közös helyiségek is, a multifunkcionális nyomtatók például akár karakterfelismerésre is képesek. Mindez nagyon jól tud jönni a napi munkában, különösen, amikor valamit gyorsan meg kell csinálni.
- Ha már ügyvéd, adna valamilyen jogi tanácsot azoknak, akik irodabérlés előtt állnak?
- A legfontosabb talán a felmondási feltételek megvizsgálása, hogy a bérlő ne vállaljon olyan kötelezettséget, hogy például a szerződés rövid határidővel megszakítható, hiszen ilyen esetben nem csupán nagyon gyorsan kell költöznie a cégnek, s elképzelhető, hogy a rövid idő miatt csak jóval magasabb áron talál másik irodát.
Ismerje meg Ön is a Roosevelt Irodaház által nyújtott előnyöket!