Mindig van 2-3 ötlet a tarsolyukban

Kezdetben egy nagy és egy kisebb irodát béreltek a Roosevelt Irodaházban a VELUX e-business és Online Sales Organisation részlegeiknek, ma már két nagy és egy kis irodában több mint 30 fő dolgozik. Sirokai Péter, a VELUX paid media specialistjével beszélgettünk az irodabérlésről, aki hasznos tanácsokat adott arra vonatkozóan is, hogy mire érdemes odafigyelni az irodák kiválasztásakor.

  • Egy bővítés eredményeképpen kerültetek a House of Business Roosevelt Irodaházába. Mesélnél erről bővebben?
  • A dán központú VELUX 2017-ben döntött úgy, hogy kiterjeszti e-business és Online Sales részlegét Magyarországra. Három-négy fővel már addig is dolgoztunk home office-ban az anyavállalatnak, de később a cégen belüli új részlegek létrejöttével (pl. Online Sales Organisation) és az egyre több feladattal,  amit innen végeztünk, jelentősen bővült a magyarországi csapat létszáma is – jelenleg 30 felett van- , így szükség volt egy olyan helyre, ahol mindannyian együtt tudunk dolgozni.
  • Hogyan találtatok rá a HOB-ra?
  • Egy ügynököt bíztunk meg, ő segített rátalálni.
  • Milyen szempontok alapján kerestetek bérelhető irodát?
  • Mivel szervezetileg a dán központhoz tartozunk, emiatt gyakran utaznak hozzánk felsővezetők, kollégák. Ezért centralizált, könnyen megközelíthető helyszínen kerestünk irodaházat.

A helyszínt úgy választották ki a vezetők, hogy az minél nagyobb “merítést” biztosítson azokra a digitális- és több nyelvismeretet igénylő pozíciókra, amik már akkor tervben voltak. Ezeknél a munkaköröknél gyakran fiatalabbakra van szükség, és ők inkább preferálnak olyan munkahelyeket, amik attraktívak, és a városközponthoz közel találhatóak. Fontos volt az is, hogy shared service iroda megoldás legyen, vagyis rugalmasan tudjunk plusz irodákat bérelni a csapat növekedésével arányosan, hiszen az elején még nem nagyon lehetett megmondani, hogy mikor hány fővel leszünk jelen Budapesten. Emellett a már említett részlegek bővülésével presztízskérdés is volt az iroda kiválasztása, hiszen nem mindegy, hogy a munkavállalóink egy külvárosi infoparkba vagy egy belvárosi, elegáns épületbe járnak munkába. Szintén hasznos, ha vannak tárgyalótermek, konferenciatermek is az irodaházban.

  • Személy szerint Te mit tartasz fontosnak a mostani irodátokat tekintve, mit érzel a legnagyobb előnyének?
  • A központi elhelyezkedés, a tömegközlekedéssel könnyű megközelíthetőség mellett számomra az office management nagy előnyt jelent. Ha szeretnénk az irodával kapcsolatban valamit intézni, nem nekünk kell személyesen utána járnunk a dolgoknak, van, akitől első kézből segítséget tudunk kérni. Ennek nagyon sokszor hasznát vesszük. Például, ha van egy kisebb rendezvény, cégen belüli összejövetel, mindig tudunk segítséget kérni, használhatjuk az irodaház kapcsolati hálóját. Vagy amikor gyümölcsbeszállítót kerestünk, nem kellett kutakodnunk, az office manager elintézte, konferenciaszervezéskor segítettek a cateringben… Nagy könnyebbség, hogy mindig van 2-3 ötlet a tarsolyukban ilyen kérdésekben. Nagy segítséget kapunk az office management terén a HOB-tól, aminek köszönhetően a mi saját, VELUX-os office managerünknek gördülékenyebb a munkája, relatíve kevesebb időt kell fordítania az irodával kapcsolatos dolgokra.
  • Milyen tanácsot adnál annak, aki éppen most keres irodát önmaga vagy cége számára?
  • Fontos, hogy a cég méretének megfelelő irodát keressen az ehhez passzoló szolgáltatásokkal. Itt visszatérnék az office managementhez, ami különösen egy kisebb cégnek hasznos, hiszen nincs szükség egy külön recepciósra, aki felveszi a telefont, elkészíti a kávét, menedzseli az irodai ügyeket. Nyilván kulcsfontosságú a helyszín is. Érdemes például megnézni, a munkavállalók hány százaléka jár tömegközlekedéssel, illetve autóval, s ennek megfelelően választani, hiszen ez egy kritikus pont lehet.

Meghatározó persze még az irodaház elhelyezkedése, s persze a költségek – ezzel kapcsolatban azonban legyünk körültekintőek.

Kisebb vagy startup jellegű vállalkozások számára – akik potenciálisan nőhetnek egyre nagyobbra rövid idő alatt – megfelelő döntés lehet a House of Business által is nyújtott megoldások keresése. Ezzel nem kell a recepcióval, felszerelésekkel, karbantartásokkal foglalkozniuk, ugyanakkor megvan számukra a lehetőség, hogy növekedés esetén dinamikusan változtathassák irodáik számát, akár növekedésről van szó, akár csökkentésről vagy bezárásról.

Ismerje meg Ön is a Roosevelt Irodaház által nyújtott előnyöket!

„Barátságos és rugalmas környezetben találtuk magunkat”

Mire érdemes ügyelnie egy irodabérlés során? És milyen problémákat okozhat egy nagy, nemzetközi irodaházlánctól irodát bérelni? Többek között ezekre kapjuk meg a választ dr. Bodoki Gábortól, a Vásárhelyi & Bodoki Ügyvédi Iroda vezető ügyvédjétől, akik a Roosevelt Irodaházat választották székhelyül.

  • Irodabérlés Budapest - ügyvédi irodaBemutatná röviden az ügyvédi irodájukat?
  • Alapvetően egy polgári joggal foglalkozó ügyvédi iroda vagyunk, ebbe beletartozik a cégeljárás, az ingatlan-nyilvántartási és közbeszerzési eljárások, a szerzői jogi és szellemi alkotásokkal kapcsolatos kérdések, emellett a peres és nem peres eljárások is komoly szeletét képezik a tevékenységünknek. Továbbá a jogi szolgáltatásokat gazdasági tanácsadással is igyekszünk vegyíteni, azaz komplex szolgáltatásra törekszünk. 2015-ös megalapulásunk óta fokozatosan bővülő tendenciát mutatunk.
  • A honlapjukon külön hangsúlyozzák, hogy irodájuk Budapest belvárosában található. Milyen előnyt jelent ez az ügyfelek, illetve a munkatársak számára?
  • Az ügyfelek számára nagyon fontos a könnyű megközelítés és a központi lokáció, amikor személyes egyeztetésre jönnek, illetve az, hogy az irodaház és maga az iroda is a megfelelő presztízst sugározza. A kollégák is szeretik amiatt, hogy jó az elhelyezkedése, de maga a munkakörnyezet is legalább ilyen fontos szempont, annak kialakítása, a szép szobák, tágas terek, a jó közösségi tér és hogy folyamatosan légkondicionált. Mindez olyan körülmény, ami megelégedéssel tölti el őket, pluszt ad számukra, s emiatt szeretnek bejárni.
  • A Roosevelt Irodaház előtt hol béreltek irodát?
  • Kezdetben egy ismerős ügyvéd tárgyalóját használtuk, majd egy évig egy másik belvárosi irodát béreltünk.
  • Miért döntöttek egy év után a váltás mellett?
  • Az az irodaház egy nemzetközi hálózat része volt, rengeteg országban kínálnak szolgáltatott irodákat. Ez hátrányt jelentett abban, hogy nem személyre szabott szolgáltatást nyújtottak, s bármilyen kérdésünk volt, azt mindig a központnak kellett jóváhagynia, az ő szabályzatuk szerint működhetett minden. E rugalmatlan struktúra megmutatkozott a szerződéshosszabbítás során is, az ajánlatok nem voltak megfelelők, a reakcióidő lassú volt… Ekkor döntöttünk úgy, hogy egy sokkal rugalmasabb, ügyfélbarátabb környezetet keresünk.
  • Voltak valamilyen különleges kéréseik, amiben ez a rugalmatlanság megjelent?
  • Nem hinném. Az egyik nagy probléma a napi tárgyalóhasználat volt, melyet az ár tartalmazott, s mindenki beírhatta magát, hogy ettől eddig szeretné lefoglalni. Ezt az egyik napról a másikra megváltoztatták, nem lehetett előre lefoglalni a tárgyalót, ami kellemetlenséget okozott, hiszen az ügyfeleinkkel jellemzően 2-3 nappal vagy egy héttel előre beszéljük meg az időpontokat. Ebben az időben történt egy recepciósváltás is, s akik érkeztek, kevésbé voltak segítőkészek. Sok ilyen apró mozzanatból tevődött össze, hogy végül megelégeltük mindezt. Az is csalódás volt, ahogy a végén kezelték a dolgokat, a kauciót csak hónapokkal a szerződés megszűnését követően kaptuk meg.
  • Hogyan találtak rá a Roosevelt Irodaházra?
  • Alapvetően 20-60 nm-es irodát kerestünk, ami már alapvetően bekategorizálja, mik jöhetnek szóba, hiszen sok irodaházban ennél csak jóval nagyobbakat kínálnak. E piaci szegmenst szűkítettük le a szolgáltatott irodákra. Majd megnéztük, melyik hol helyezkedik el, miként néz ki. A Roosevelt Irodaház esetében tetszett a központi lokáció, az irodaház megjelenése, az irodák kialakítása, s a presztízs, mellyel rendelkezik. De megemlíteném az első beszélgetést is az irodaházat üzemeltető House of Business ügyvezetőjével: egy nagyon barátságos és rugalmas környezetben találtuk magunkat, mely szöges ellentétben állt a korábbi nemzetközi irodahálózat ügyfélkommunikációjával.
  • Voltak egyéb szempontok is, melyeket mérlegeltek?
  • Sok ügyfélpanasz érkezik más irodákhoz amiatt, hogy nem lehet hol parkolni. Itt pluszt jelentett, hogy az irodaházban parkolóhelyek is vannak, ahová az ügyfelek is be tudnak állni.
  • Mi az, amit előzőleg nem tartott fontosnak, most mégis nagy előnyként éli meg?
  • Az irodaház sok tárgyalóval rendelkezik, ezek jól felszereltek és tágasak. A House of Businessnél folyamatosan törekednek rá, hogy apróbb változtatásokkal növeljék az ügyfélélményt, bekészítik a frissítőket, rágcsálnivalókat, hoznak kávét, tehát van egy nagyon kulturáltan kialakult közeg a tárgyalóhasználatban. Rendkívül jól felszereltek a közös helyiségek is, a multifunkcionális nyomtatók például akár karakterfelismerésre is képesek. Mindez nagyon jól tud jönni a napi munkában, különösen, amikor valamit gyorsan meg kell csinálni.
  • Ha már ügyvéd, adna valamilyen jogi tanácsot azoknak, akik irodabérlés előtt állnak?
  • A legfontosabb talán a felmondási feltételek megvizsgálása, hogy a bérlő ne vállaljon olyan kötelezettséget, hogy például a szerződés rövid határidővel megszakítható, hiszen ilyen esetben nem csupán nagyon gyorsan kell költöznie a cégnek, s elképzelhető, hogy a rövid idő miatt csak jóval magasabb áron talál másik irodát.

Ismerje meg Ön is a Roosevelt Irodaház által nyújtott előnyöket!